Online business manager vs Assistante virtuelle : Qui recruter?

Dans ce monde en constante évolution de l’entrepreneuriat en ligne, il peut être difficile de savoir quel type de soutien recruter pour aider à gérer votre business. Il existe deux options assez connues : le métier d’Online Business Manager (OBM) que vous avez peut-être déjà entendu parler et l’Assistante Virtuelle (AV). Bien que ces deux métiers semblent similaires, ils existent en réalité de nombreuses différences.

Dans ce nouvel épisode de podcast, nous allons examiner qui vous devriez recruter pour déléguer la gestion de votre business : un Online Business Manager ou un assistant virtuel ?

Voici les points que nous allons aborder :

• Qui a besoin d’un OBM ?
• Est-ce le moment pour vous d’embaucher un OBM ou un AV ?
• Quelle est la différence entre un AV et un OBM ?

Qu’est qu’un Online Business Manager (OBM)?

Traditionnellement appelé Office Manager, le métier d’un OBM est très peu connu et répandu en France. Ces termes sont beaucoup plus connus dans les pays du nord de l’Europe. Un(e) Office Manager comme son nom l’indique est un gestionnaire de bureau. L’Office Manager assure la gestion d’un bureau, allant des activités administratives jusqu’à l’encadrement des salariés qui le composent. Très souvent, un Office Manager concerne les entreprises physiques.

En revanche, un OBM comme son nom l’indique est un gestionnaire d’entreprise en ligne. Ils existent plusieurs appellations : bras droit, digital business manager, gestionnaire d’entreprise en ligne, chef de projet, directeur des opérations, Chief Operating Officer 5COO). L’OBM est aussi assimilé à l’intégrateur, il/elle est là pour exécuter la vision du CEO.

Une OBM (Online Business Manager) est une personne polyvalente qui gère les opérations et supervise l’équipe d’une entreprise. Elle a une connaissance approfondie des systèmes et des processus, ce qui lui permet d’auditer et d’automatiser les processus. Elle conseille également le CEO sur les questions stratégiques. Elle est le bras droit de l’entrepreneur et vise à assurer le bon fonctionnement de l’entreprise pour lui permettre de se concentrer sur d’autres tâches. En outre, elle peut aider à recruter et à gérer les ressources humaines de l’entreprise.

Maintenant que nous avons clarifié la définition d’un OBM, explorons plus en détail les points que nous avons mentionnés au début de cet épisode..

1. Qui a besoin d’un OBM 💪🏻 ?

Pour cela, il faut comprendre les différentes phases de développement d’une entreprise.

Tout d’abord, dans une entreprise, il y a trois rôles principaux répartis entre différentes personnes :

1. Le rôle du dirigeant : c’est le rôle du PDG, directeur général ou fondateur. Il ou elle définit la stratégie globale de l’entreprise, établit les objectifs et la vision à suivre pour atteindre ces objectifs.
2. Le rôle du gestionnaire, gérant ou manager : c’est la personne responsable de la gestion des opérations quotidiennes de l’entreprise, de la planification, de l’organisation et de la coordination des activités. Il ou elle supervise les employés, s’assure que les ressources sont utilisées efficacement et que les objectifs sont atteints.
3. Le rôle de l’exécutant : c’est le rôle des employés chargés de produire les biens ou services de l’entreprise. Ils sont responsables de l’exécution des tâches opérationnelles pour atteindre les objectifs de l’entreprise, tels que la production, la vente, le marketing, la comptabilité, etc.

Au départ, lorsque vous débutez en tant que chef d’entreprise, vous remplissez tous ces rôles (vous portez ces trois casquettes). D’abord par ce que vous manquez de budget, mais aussi cela vous permet de mieux comprendre votre système de gestion d’entreprise. Ensuite, une fois que l’entreprise évolue, vous commencez à déléguer certaines tâches à une assistante web. Plus tard, lorsque l’entreprise atteint sa croissance, et que les projets s’agrandissent, le CEO commence a avoir besoin d’un gestionnaire ou d’un manager pour gérer tous les aspects de son entreprise.

Il existe 3 grandes phases de développement d’une entreprise, ce qui vous permet de savoir à quelle phase se situe votre système de gestion d’entreprise.

🚀Pour savoir à quel niveau se trouve votre activité aujourd’hui

Il existe 3 phases de développement : la phase de démarrage ou de construction, la phase de croissance ou de consolidation et la phase de maturité ou d’optimisation.

• Pendant la phase de démarrage, le business est encore au stade d’exploration et de validation, et il y a beaucoup d’incertitudes. C’est la phase de construction de votre système de gestion d’entreprise. À ce niveau, vous êtes seul(e) et vous gérez seul(e) les tâches de votre activité. Cependant, une fois que l’entreprise commence à se développer, il peut devenir difficile de tout gérer vous-mêmes. Le Système de Gestion d’Entreprise (SGE) est également important à chaque phase du développement de l’entreprise, car il permet à l’entreprise de gérer efficacement ses activités.
• La phase de croissance commence lorsque le marché, l’offre et le business model sont trouvés et validés, et l’accent est mis sur l’acquisition de nouveaux clients. Là, on est dans la phase de consolidation de votre système de gestion d’entreprise. Pendant cette phase, l’entreprise doit se concentrer sur l’expansion de son marché, l’amélioration de la qualité de ses produits et services, et l’optimisation de ses processus opérationnels pour maximiser la rentabilité. À ce stade, vous commencez à avoir des revenus réguliers et c’est une phase où vous commencez aussi à vous entourer de personnes pour vous aider à développer votre système de gestion, comme par exemple embaucher des employés, une assistante virtuelle ou des freelances. À ce moment-là, l’embauche d’un Online Business Manager (OBM) peut être utile, car il peut aider l’entreprise à gérer ces tâches et à maintenir la croissance de manière efficace en combinant à la fois, des tâches de management et d’exécution. Ce qui peut permettre de rester focus sur ce qui apporte le plus de valeur ajoutée.
• Ensuite, vient la phase de maturité ou d’optimisation de votre système de gestion d’entreprise. C’est celle où l’entreprise est établie, a trouvé son marché, a une offre solide, et est rentable (elle dispose donc de revenus réguliers). À ce stade, l’entreprise est en mesure de poursuivre sa croissance, d’optimiser ses processus, et de continuer à fidéliser sa clientèle. Pendant cette phase, l’entreprise doit se concentrer sur la gestion des risques et la continuité de ses opérations. À cette phase, l’embauche d’un OBM est indispensable pour permettre à l’entreprise de gérer efficacement ses ressources, de maintenir la satisfaction de la clientèle et de continuer à innover. Ce qui permettra au chef d’entreprise de se concentrer sur sa casquette de CEO au lieu de manager.

Maintenant qui a besoin d’un OBM ?

Vous l’avez compris, un OBM est généralement nécessaire pour les entreprises en phase de croissance ou de maturité.

A savoir qu’un OBM n’est pas un prestataire comme les autres. C’est avant tout un professionnel expérimenté en gestion d’entreprise qui aide les chefs d’entreprises en ligne à atteindre leurs objectifs de croissance en optimisant leur stratégie et en veillant à ce que leur équipe fonctionne de manière efficace. Cette personne peut être un consultant indépendant ou un membre permanent de l’équipe de l’entreprise.

Quand est-ce qu’embaucher un OBM serait approprié ?

Si vous êtes un web entrepreneur, ou un chef d’entreprise en pleine croissance et que vous êtes sur le point de développer votre entreprise, vous devriez considérer engager un OBM si :

1. Votre entreprise est en train de grandir rapidement et vous avez besoin de soutien pour développer votre stratégie et votre partie management.
2. Vous avez déjà une petite équipe opérationnelle (de 1 à 5 personnes) ou vous êtes sur le point de recruter mais vous ne savez pas comment.
3. Vous avez un business modèle validé et vous avez des revenus réguliers.
4. Vous réalisez un minimum de 200 000 à 300 000 euros de chiffre d’affaires par an. Tout simplement parce qu’une petite équipe de 3 à 4 personnes peut facilement coûter un peu plus de 100 000 euros de frais chaque année.

Les raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’un OBM :

• Manque de temps : Les chefs d’entreprise sont souvent débordés par leur quotidien et n’ont pas suffisamment de temps pour se concentrer sur les tâches opérationnelles. Une OBM peut prendre en charge ces tâches et vous permettre de vous concentrer sur d’autres aspects importants de votre business.
• Stratégie d’entreprise : Une OBM peut vous aider à développer une stratégie solide pour votre entreprise. Cela inclut la définition des objectifs, la planification des ressources et la mise en œuvre des stratégies pour atteindre ces objectifs.
• Équipe : Une OBM peut vous aider à construire et à gérer une équipe efficace. Cela inclut la définition des rôles et des responsabilités, la formation des employés et la gestion des conflits.
• Optimisation des processus : Une OBM peut vous aider à optimiser les processus de votre entreprise pour améliorer l’efficacité et la productivité. Cela peut inclure la mise en place de systèmes de gestion de la qualité, la rationalisation des processus et la mise en place de procédures pour garantir la conformité.
• Scaling : Si vous prévoyez de développer votre entreprise à l’avenir, une OBM peut vous aider à élaborer une stratégie pour le faire en toute sécurité. Cela inclut la planification de la croissance, la mise en place de nouvelles procédures et la préparation pour le développement futur.
• Expérience : Les OBMs ont généralement une expérience solide en gestion d’entreprise et peuvent vous fournir un soutien précieux dans de nombreux domaines, notamment la stratégie, la gestion de l’équipe et l’optimisation des processus.

Qui a besoin d’un AV ?

À l’inverse, si vous êtes à la tête d’une petite entreprise en ligne qui n’a pas encore atteint son plein potentiel de croissance ou si vous êtes à la recherche d’un soutien administratif pour gérer les tâches quotidiennes, une AV (Assistant Virtuel) peut être un excellent choix.

Vous pourriez également être tenté de gérer tout vous-même pour économiser de l’argent. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, il peut devenir de plus en plus difficile de gérer toutes les tâches nécessaires à la bonne tenue de l’entreprise. De plus, vous pourriez manquer de temps pour vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise, tels que la stratégie et le développement de nouvelles offres.

En travaillant avec une AV, vous pouvez vous assurer que les tâches administratives courantes sont gérées efficacement, ce qui vous permet de vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise en ligne. Une AV peut également être utile pour gérer les projets à court terme tels que la planification d’événements ou la recherche de fournisseurs. L’objectif ici est de vous libérer du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur le développement de la stratégie d’entreprise et la croissance de l’entreprise.

D’un autre côté, si vous avez une entreprise en ligne de grande taille avec plusieurs employés et une complexité opérationnelle importante, vous pourriez déjà avoir besoin d’une OBM. Un OBM peut vous aider à gérer votre équipe, à optimiser votre stratégie et à améliorer votre efficacité opérationnelle.

En fin de compte, la décision d’embaucher une OBM ou une AV dépend de vos objectifs de croissance.

2. Est-ce que c’est le bon moment d’embaucher un OBM ⏰?

L’embauche d’une OBM (Online Business Manager) peut être une stratégie pour accélérer la croissance de votre business.

Mais est-ce que c’est le bon moment d’embaucher une OBM pour votre entreprise en ligne ?

La réponse va dépendre de plusieurs facteurs, notamment la taille de votre entreprise, le niveau de complexité de vos opérations, votre budget et votre objectif de croissance.

Il n’y a pas de moment exact pour embaucher une assistante virtuelle et une OBM.

En moyenne, les entreprises en ligne embauchent environ 2 à 5 OBM chaque année. Cependant, ce nombre peut varier considérablement en fonction de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité.

Si vous pensez que votre entreprise en ligne est prête à embaucher une OBM, voici quelques facteurs à prendre en compte :

• Taille de votre entreprise : Plus votre entreprise est grande, plus il sera difficile de gérer toutes les tâches nécessaires à la bonne marche de l’entreprise. Une OBM peut vous aider à déléguer des tâches et à vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise.
• Complexité opérationnelle : Si vous avez une entreprise en ligne complexe avec plusieurs employés et de nombreux processus, vous pourriez avoir besoin d’une OBM pour vous aider à gérer les opérations.
• Budget : Embaucher une OBM peut coûter cher, en particulier si vous embauchez un professionnel expérimenté. Cependant, si vous considérez l’investissement à long terme, cela peut en valoir la peine en termes d’efficacité et de croissance de votre entreprise.
• Objectif de croissance : Si vous souhaitez développer votre entreprise en ligne à long terme, il est important de vous assurer que vous avez les bonnes personnes en place pour gérer les opérations. Une OBM peut vous aider à atteindre vos objectifs de croissance en optimisant votre stratégie et en veillant à ce que votre équipe fonctionne de manière efficace.

En conclusion, l’embauche d’une OBM peut être un investissement important pour la réussite de votre entreprise en ligne. Si vous êtes prêt à embaucher une OBM, il est important de considérer ces facteurs et de trouver un professionnel expérimenté qui répondra à vos besoins spécifiques. Avec la bonne personne vous pourrez développer votre entreprise en ligne, optimiser votre stratégie et améliorer votre efficacité opérationnelle.

3. Différences entre un(e) OBM et un(e) AV

Il est important de noter que les compétences et les responsabilités d’un OBM sont significativement plus larges que celles d’une AV. Les OBM sont souvent des stratèges et des visionnaires qui peuvent aider à développer et à mettre en œuvre des plans pour accélérer la croissance de l’entreprise. Les AV, quant à eux, sont plus axés sur les tâches administratives quotidiennes et peuvent être plus orientés vers les clients.

L’assistant(e) opérationnel(le) est chargé(e) d’aider techniquement l’entrepreneur en s’occupant des tâches qu’il n’a pas le temps de faire. Il/elle est responsable de ses propres tâches et travaille davantage dans l’exécution. En revanche, l’Office Business Manager (OBM) est plus impliqué(e) dans la gestion stratégique de l’entreprise. Il/elle a une vision globale et coordonne les équipes, réfléchit aux projets à mettre en place et copilote l’entreprise avec le dirigeant. L’OBM est responsable de la gestion de projet, du suivi des KPI de l’entreprise et de l’embauche éventuelle de personnel supplémentaire. Bien que la fonction de l’assistant(e) virtuel(le) soit souvent d’exécuter des tâches récurrentes, il est possible d’évoluer vers la fonction d’OBM au fil du temps et de l’expérience.

Il est important de mentionner aussi que le coût d’embaucher un OBM peut être plus élevé que celui d’une AV en raison de leurs compétences et de leur expertise accrues. Cependant, les avantages de travailler avec un OBM peuvent être importants pour certaines entreprises, notamment une augmentation de l’efficacité, une meilleure stratégie d’entreprise et une accélération de la croissance.

En fin de compte, le métier d’OBM et celui d’AV sont deux professionnels très différents qui peuvent apporter une valeur considérable à votre entreprise en ligne. L’OBM est un expert en gestion d’entreprise en ligne qui peut aider à développer et à exécuter des stratégies pour atteindre des objectifs ambitieux. L’AV, quant à lui, peut aider à gérer les tâches administratives courantes et à libérer du temps pour se concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise.

Le choix de savoir quand embaucher un OBM ou une AV dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de votre entreprise, donc à quel stade de développement vous vous situez, les ressources dont vous disposez et vos objectifs de croissance.

Il est également important de prendre le temps de réfléchir à ce qui est le mieux pour votre entreprise avant de prendre une décision.

L’évolution de l’assistant(e) virtuel(le) vers un rôle d’OBM peut également se produire naturellement à mesure que la confiance et la connaissance du business augmentent. Il y a donc une continuité claire entre les deux fonctions et c’est justement pourquoi, en tant que Consultante en gestion d’entreprise en ligne, je propose les deux services en gestion d’entreprise : service OBM et d’assistanat web qui se complémentent l’un et l’autre.

A qui s’adresse mes services?

Mes services sont pour les entrepreneurs en ligne en phase de croissance, principalement des coachs et des formateurs, infopreneurs, organismes de formations CPF et des e-commerçants.

Vous pouvez collaborer avec moi si vous vous reconnaissez dans les descriptions suivantes :

➡️Vous êtes un entrepreneur déjà établi et vous avez réussi à développer une activité rentable sur internet mais le quotidien est devenu épuisant.

➡️ Vous avez des revenus réguliers, vous avez une équipe de 1 à 4 en moyenne et/ou vous êtes sur le point de recruter

➡️ Vous passez plus de temps à gérer l’opérationnel, au lieu de vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

➡️ Votre business manque de structure d’organisation et de méthodes de travail ce qui impacte sur votre productivité.

➡️ Vous êtes frustré(e) parce que vous n’avancez pas.

➡️Vous avez tendance à vous disperser et vous éparpiller avec toutes les idées qui vous envahissent.

➡️Vous êtes dans le brouillon total et vous avez vraiment besoin de clarté.

➡️ Vous souhaitez déléguer mais vous ne savez pas comment vous y prendre.

Si cela vous semble familier?

• ✅En tant qu’Online business manager (OBM), je vous décharge de toute la partie opérationnelle de votre business. Je peux intervenir à différents niveaux : la stratégie, le management, la structuration et la mise en place.
• ✅En tant qu’Assistante virtuelle (AV), je me charge d’exécuter les tâches chronophages qui hantent votre quotidien pour que vous n’ayez pas à le faire. Je m’assure que votre entreprise fonctionne sans problème et que vous reprenez la liberté de travailler dans les domaines qui vous plaisent le plus.
• ✅Je propose également du consulting pour les entrepreneurs qui ne sont pas prêts à s’engager dans un pack d’OBM complet ou qui veulent tester mon offre d’OBM pour un mois ou quelques semaines. Je vous partage mes meilleures conseils avec un véritable plan d’action personnalisé prêt à l’appui.

Si vous êtes concerné et que vous êtes sur le point de recruter un OBM ou une AV, je vous invite à prendre un rendez-vous stratégique de 30 à 45 minutes avec moi.