Qu’est ce qu’ un Online Business Manager (OBM)?

Le métier d’un OBM n’est pas encore très connu et répandu en France. Ces termes sont beaucoup plus connus dans les pays du nord de l’Europe.

Un OBM comme son nom l’indique est un gestionnaire d’entreprise en ligne. Ce métier est également souvent confondu au métier d’un assistant virtuel (AV) mais, ils existent également plusieurs appellations: bras droit, digital business manager, gestionnaire d’entreprise en ligne.

Un OMB aide et accompagne les Web entrepreneurs à se concentrer sur leur cœur de métier en les déchargeant de la partie opérationnelle de leur activité en ligne. Un OBM est le copilote, le bras droit, le maillon centrale d’un business en ligne.

Sa mission consiste à veiller à ce que les choses soient faites au bon moment, de la bonne manière et faite par la bonne personne, dans le cadre d’une entreprise en ligne.

Un OBM n’est pas un prestataire comme les autres. C’est avant tout un expert, un consultant, un manager qui à pour rôle de seconder le dirigeant d’entreprise et de s’occuper de la gestion globale de l’entreprise pour l’aider à atteindre ces objectifs.

Qu’est ce qu’un Assistant Virtuel (AV)?

Un AV comme son nom l’indique c’est une personne qui fournit une assistance à distance aux entreprises, entrepreneurs ou particuliers. Ils existent également plusieurs appellations :assistant web, assistant personnel, assistant indépendant etc. Un AV assiste ses clients dans la gestion de ses missions et/ou projets à distance. Les missions confiées à un AV sont très diversifiées et les services qu’il offre dépendent souvent de la formation qu’il a suivi.

Ma mission en tant qu’assistante est de vous épauler dans la gestion de vos tâches quotidiennes à distance.

Je gère pour les entreprises digitales la gestion de leur business en ligne en tant pour les aider atteindre leurs objectifs en tant qu’OBM et Assistante web.

En tant qu’OBM, je suis là pour vous guider et vous seconder à gérer votre entreprise dans sa globalité et en tant qu’Assistante web, je suis là pour exécuter les tâches quotidiennes.

l’assistant(e) opérationnel(le) est chargé(e) d’aider techniquement l’entrepreneur en s’occupant des tâches qu’il n’a pas le temps de faire. Il/elle est responsable de ses propres tâches et travaille davantage dans l’exécution. En revanche, l’Office Business Manager (OBM) est plus impliqué(e) dans la gestion stratégique de l’entreprise. Il/elle a une vision globale et coordonne les équipes, réfléchit aux projets à mettre en place et copilote l’entreprise avec le dirigeant. L’OBM est responsable de la gestion de projet, du suivi des KPI de l’entreprise et de l’embauche éventuelle de personnel supplémentaire. Bien que la fonction de l’assistant(e) virtuel(le) soit souvent d’exécuter des tâches récurrentes, il est possible d’évoluer vers la fonction d’OBM au fil du temps et de l’expérience. L’évolution de l’assistant(e) virtuel(le) vers un rôle d’OBM peut se produire naturellement à mesure que la confiance et la connaissance du business augmentent. En somme, il y a une continuité claire entre les deux fonctions e justement c’est pourquoi je propose les deux services en gestion d’entreprise : service OBM ou office manager et d’assistanat web.

Bien sûr, puisque j’offre un service d’assistanat Web. Vous me confiez juste les tâches que vous avez identifié et que vous souhaitez déléguer. Assurez-vous bien que vous avez des process pour réaliser chaque tâche que vous me confiez ainsi que tous les éléments nécessaires pour me permettre d’effectuer la mission. Sans ces éléments, malheureusement, je ne pourrais pas prendre votre demande.

Process ou processus en français, c’est la façon que vous procédez étape par étape pour réaliser une tâche afin d’obtenir un résultat.

Par exemple, vous souhaitez me confier la création de vos factures.

Vous allez m’expliquer votre façon de procéder étape par étape pour concevoir votre facture. Cela peut être un document que vous avez rédigé, ou une vidéo explicative (je préfère) ou autre façon de présenter votre process.

Mes services sont fait pour vous si vous êtes :

Une entreprise digitale, ou un organisme de formation CPF. C’est à dire, vous êtes un Web entrepreneur exerçant dans l’accompagnement ou la formation en ligne finançable avec ou sans CPF, ou dans le e-commerce et vous souhaitez déléguer?

Vous êtes en phase de croissance ou en phase de maturité de développement de votre business c’est à dire vous avez :

1. une offre et un business model validés
2. vous avez des revenus réguliers (qui vous permettent de payer votre équipe et/ou de prendre un prestaire tel qu’un OBM pour déléguer la partie opérationnelle de votre business).
3. vous avez l’envie de croissance et de développer votre activité

Vous avez une petite équipe (de 1 à 5 personnes) et vous avez besoin d’aide pour la manager?

Vous êtes submergé par votre travail?

Vous faites face à un surcroit d’activités?

Vous souhaitez déléguer certaines tâches?

Ou vous êtes sur le point de recruter mais vous ne savez pas comment et par ou commencer?

Vous cherchez un bras droit, un deuxième cerveau pour vous seconder?

Vous avez la phobie de la paperasse?

Votre business manque de structure , d’organisation et de méthodes de travail ce qui impact sur votre productivité?

Vous avez le sentiment de ne pas être assez efficace  et vous avez du mal à retrouver facilement vos documents, créations et outils?

Vous souhaitez déléguer certaines tâches telles que :

La gestion administrative et des actions de formation CPF :

• gestion des dossiers CPF ( de la signature du contrat à la facturation et l’archivage des dossiers)
• suivi des encaissements
• affectation des règlements
• pointage et rapprochement bancaire
• suivi et relance des impayés (recouvrement)
• Facturation auprès des organismes financiers (OPCO, la CDC, Pôle emploi, Chorus pro). 

La gestion commerciale:

• service clients (anglais français)
• gestion des réclamations et litiges clients
• suivi des commandes jusqu’à la livraison
• renseigner les clients sur les produits et services
• Répondre aux demandes des clients

Autres services :

La création des slides pédagogiques de formation

La traduction de vos contenus (article de blog, script vidéo, page de vente)

Saisie des données (transcription audio)

Les raisons sont multiples et variées….mais si vous vous reconnaissez dans l’une de ces descriptions vous êtes au bon endroit!

Lorsque vous décidez de faire appel à moi, après notre entretien par téléphone ou visio, si nous pensons que notre collaboration est pertinente, vous effectuez le paiement avant le démarrage de la mission. Ensuite, je vous enverrai les informations pour vous communiquer le programme de notre collaboration et vous demander de me fournir en retour, tous vos éléments de travail pour me permettre d’effectuer la mission. A la fin de la mission, je vous fais parvenir un questionnaire de satisfaction pour que l’on puisse évaluer ensemble votre satisfaction de la mission.

L’Etape de collaboration pour mon service d’OBM en 90 jours:

Etape 1 : STRATEGIE

Analyse approfondie de l’entreprise Nous commençons notre collaboration en effectuant une analyse approfondie de ce qui se passe réellement au sein de votre entreprise. Cette étape implique une évaluation complète de vos finances, de vos systèmes et de vos stratégies actuelles.

Etape 2 : PLANIFICATION

Exploration de la vision de l’entreprise Ensuite, nous explorons votre vision globale pour l’entreprise. Nous identifions vos objectifs, vos aspirations , vos rêves, vos peurs, et vos opportunités manquées. Nous cherchons également à identifier les fuites de temps et les obstacles à votre succès.

Création d’un plan d’action personnalisé À partir de là, nous découpons votre vision en succession d’étapes pour créer un plan d’action personnalisé que nous allons mettre en oeuvre. Ce plan pourrait inclure l’embauche d’autres membres d’équipe, la mise en place d’un outil CRM sur Notion, la gestion de projet, la mise ne place d’une stratégie de marketing et bien plus encore.

Etape 3 :MISE EN PLACE

Mise en œuvre du plan d’action Une fois le plan d’action personnalisé établi, il est temps pour moi de le mettre en œuvre. Je travaillerai à faire fonctionner votre entreprise en mode autopilote, en utilisant des outils, des flux de travail et des systèmes d’automatisations pour que tout fonctionne même lorsque vous n’êtes pas là.

L’étape de collaboration pour le service d’assistanat : 

Etape 1 : Vous recevez un espace collaboratif (sur Notion)  dans lequel nous allons échanger, et transmettre nos documents et informations. Le but c’est d’éviter  les envois de mails et surcharger nos boîtes email.

Etape 2:  Après le paiement, vous me transmettez vos processus et toutes les informations dont j’aurais besoin pour mener à bien la mission. Exemple, si c’est un service client, transmettez moi les accès de votre boite mail ou CRM via Notion (l’espace de travail).

Etape3 : Un point est prévu une fois par semaine et à chaque fin de mission (selon la durée de la prestation).

Vous trouverez mes tarifs sur ma boutique en ligne sous forme de pack.

Toutefois, les prestations sont données à titre indicatif et selon le volume de travail souhaité.

Des forfaits peuvent être mis en place dans le cadre de mon service d’assistanat.

N’hésitez donc pas à me consulter pour me présenter en détails vos besoins afin d’établir ensemble un devis personnalisé

Les conditions générales de ventes (CGV) ainsi qu’un devis détaillé sont nécessaires afin de mettre un cadre sur notre collaboration.

Non. Je ne me déplace pas dans les locaux des clients, j’interviens uniquement à distance.

Si vous hésitez encore, c’est tout à fait normal!

Je vous invite à faire deux choses:

• La première est de vous demander si vos objectifs sont clairs pour vous et que vous savez quelles actions poser tous les jours pour atteindre vos objectifs. Par contre, vous avez besoin de déléguer certaines  petites tâches qui vous prennent du temps. Ces tâches vous les connaissez, Vous savez ce qui vous prend le plus de temps. Dans ce cas, vous avez peut-être besoin d’une assistante qui va tout simplement exécuter les tâches que vous avez déjà identifié. A l’inverse, si pour vous vos objectifs ne sont pas très clairs, vous vous éparpillez, vous avez une équipe certes mais vous avez l’impression que vous passez plus de temps à manager votre équipe plutôt qu’à avancer sur vos projets. Vous avez peut-être une assistante qui s’occupe des tâches que vous lui confier mais vous avez envie d’être guider. A ce moment là, vous avez peut-être besoin d‘une OBM.
• La deuxième, je vous invite à prendre un rendez-vous, c’est gratuit, sur lequel nous allons échanger sur votre situation. Je ne peux pas du tout me prononcer si je ne vous ai pas écouté au préalable.

Toutes les informations que vous partagez avec moi sont strictement confidentielles et conservées . Une fois notre collaboration terminée, toutes les données concernant la réalisation du travail sont détruites. Vous pouvez également me demander de signer un accord de confidentialité

Si vous n’êtes pas encore client, réservez un appel téléphonique via mon agenda Calendly ou écrivez-moi à l’adresse suivante : contactATrcmofficemanagement.com (délai de réponse email sous 48h). Si vous êtes déjà client, je suis joignable par téléphone le lundi, mardi, et jeudi de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 15h30. Samedi, il y a une permanence téléphonique de 10h00 à 11h00. En dehors de ces horaires, répondeur, SMS et email sont à votre disposition afin que je revienne vers vous dans les plus brefs délais.

Ne vous inquiétez pas, j’ai tout prévu!

Si vous n’avez pas le budget pour prendre un pack d’OBM, je vous propose d’opter pour mes offres en consulting. Vous trouverez sur ma boutique les différentes consultations qui vous conviennent. La seule chose que je ne propose pas en consulting c’est la mise en place des propositions et stratégies.

Si vous n’avez pas le temps d’appliquer vous mêmes mes recommandations ou tout simplement parce que vous n’avez pas les compétences pour la mise en oeuvre, je vous invite à prendre en plus mon service d’assistanat sur lequel j’offre des forfaits.

La deuxième solution, c’est que vous bénéficiez de mes contenus gratuits : Podcast, newsletters, et mes recommandations que je partage avec vous pour vous aider à atteindre vos objectifs. Il vous suffit juste de vous abonner à ma Newsletter en bas de page.

Oui, dès lors que vous êtes un entrepreneur dans le domaine de la formation, du coaching, du consulting ou ayant une agence web  ou un organisme de formation et que vous ne trouvez aucun inconvénient à me déléguer vos tâches à distance. Vous êtes à l’aise avec le fait de pouvoir travailler à distance avec une assistante ou une office manager.

Je vous invite à réserver un appel, c’est l’occasion de me poser toutes vos questions.